IKT-samhällets framväxt var ett stort digitalt genombrott under 1990-talet. Vi gick från analogt till digitalt med nollor och ettor. I dag ses digitaliseringen inom information och kommunikation som en självklarhet på varje modern arbetsplats. Egna intranät utvecklas för att passa organisationens behov av internkommunikation. Parallellt vidareutvecklas den extern webbkommunikationen mot intressenterna. Nu står vi inför nästa stora digitaliseringstrend. Vi talar om digitalisering av Human Resource (HR).
En virtuell omvandlingsålder digitaliserar HR
Århundraden av stora förändringsprocesser har passerat. Vi har byggt samhällen och gjort enorma framsteg inom vetenskap och teknologi. Nu lever vi i det 21: a århundradet. En virtuell omvandlingsålder, där internet och teknik åter igen omdefinierar vår arbetsplats. Från att flytta in på kontor, flyttar vi nu ut. Fasta arbetsplatser läggs till historien. In på arenan har mobila arbetsplatser kommit. Vi lever och verkar i en transformativ tidsålder med ökat fokus på medarbetare, chefer, ledning, arbetssätt och kultur. Kulturen är en viktig faktor för verksamhetens förmåga att anpassa sig till snabba omvärldsförändringar och utvecklingsbehov, något som är avgörande för en verksamhets framgång och fortsatta existens. Nu står den digital HR-utvecklingen som en viktig förändring för organisationer att processa. Digitaliseringsprocessen av HR går inte att stoppa, så det är viktigt att få medarbetarna med på förändringsresan.
Vad är digital HR?
Digitaliseringen av HR handlar om att utveckla HR-verksamheten genom effektivisering av främst de traditionella och ofta tidskrävande administrativa arbetsuppgifterna som nu digitaliseras. Tid frigörs för strategisk organisationsutveckling. HR-system utvecklas eller byts ut till system innehållandes digitala verktyg som som möjliggör mer tid för arbete med värdeskapande aktiviteter inom HR. HR-avdelningar har i dag alltmer kommit att fungera som strategiska affärspartners, med uppgift att stötta verksamheten både i det strategiska arbetet och i att tillhandahålla viktiga beslutsunderlag i form av rapporter och analyser. Nya HR-systemen möjliggör också att mer tid kan läggas på arbete med kompetensutveckling, organisationskultur och på de värderingar man vill ska vara vägledande inom organisationen.
I vilken takt och hur smart man vill att det digitala HR-arbetet ska bli beror på organisationers olika behov och kapacitet. En genomgripande effektivisering medför också att kostnadsbesparingar finns att hämta. Det handIar inte om att köpa in nya kostsamma system. Det kan räcka med att uppdatera de HR- och lönesystem som finns. Vad det till stor del handlar om är förändring av beteenden hos medarbetarna. Det handlar om att få medarbetarna att anpassa sig till ett digitaliserat HR, som de anpassade en sig till digitaliserad Kommunikation.
Medarbetarengagemang i HR-fokus
Organisationer har alltmer kommit till insikt om vikten att öka medarbetarnas engagemang, för att de ska prestera optimalt och för att attrahera och behålla talanger. Det handlar också om att säkerställa rätt kompetens och rätt ledarskap, för att säkra gynnsam verksamhetsutveckling. Här spelar HR-avdelningen som funktion en avgörande roll. En HR-avdelning följer de anställda från att de rekryteras till deras sista arbetsdag. De ansvarar för talang- och kompetensutveckling, rapporter och analyser, uppföljning av prestation, frånvaro och rehabilitering. I stället för administrativt arbete, kan nu HR-kompetens inom organisationen frigöras och ökat fokus läggas på medarbetare och chefers utveckling och engagemang för optimal prestation.
Rekommendationer inför digitalisering av HR
HR- och Kommunikationsavdelningen bör ha ett nära samarbete gällande både översyn och arbete med önskad kultur, värderingar, beteendeförändringar, stöd till chefer, samt ledarskaps- och medarbetarutveckling. Gör en översyn av organisationens digitala mognad, befintligt ledarskap och kompetens, där efter kan man gå in och titta på vilka specifika processer som just den egna organisationen behöver, hållbart och kostnadsmedvetet, inför digitaliseringen.
Förekom negativ kritik
Det är viktigt att ha en etisk diskussion på övergripande nivå om hur man ska möta eventuell kritik när det gäller digitalisering av HR och integritetskränkning. Det kan också finnas en stark oro att arbetsgivaren använder digitaliseringen för att övervaka de anställda. Ser det som en självklarhet i dag att både HR- och Kommunikationsavdelning är representerade ledningsgruppen. De bidrar med viktiga kunskaper och kompetenser att lyfta sådana här frågor. Strategi och operativt arbete kan lätt tas fram. En ledning har allt att vinna på att undvika oroliga medarbetare som skapar onödiga spekulationer och antaganden.
Lyckad förändring kräver stabil organisation
Tänk på att en stabil organisation är en viktig grund för en lyckad förändringsprocess. I dag pratar vi mycket om att skapa en förändringsbenägen organisation. En stabil organisation är grunden till skapandet av en förändringsbenägen organisation. Centralt är att den byggs inifrån och ut, utifrån genuin kunskap om verksamheten, den egna kulturen, medarbetarna och ledarskapet. Brister organisationen i stabilitet, kommer onödiga komplikationer att uppstå i samband med digitaliseringsprocessen av HR. Komplikationer som riskerar att försena införandet och medföra onödiga kostnader.
6 råd inför övergången till digitala HR-processer
- Ge utrymme för tid till noggrann översyn och inventering utan press på snabbt genomförd digitaliseringsprocess
- Se över organisationen genomgripande
- Skaffa kunskap och lär av någon som kan organisation, HR och digitalisering.
- Delegera och involvera övriga i organisationen för att skapa delaktighet som genererar engagemang och motivation.
- Arbeta med beteendeförändringar.
- Skapa en förändringsbenägen och organisation med kulturen som stabil grundpelare.
Talanger och Mångfald i HR-fokus
När organisationen ses över och det är dags för översyn av medarbetare och framtida behov, är det bra att ta med sig att det pratas mycket om att attrahera och behålla talanger i dag. Talanger förknippas lätt med föryngring av organisationens anställda. Vad det handlar om är att rekrytera medarbetare och chefer utifrån deras resiliens, det vill säga utifrån deras förmåga att anpassa sig och förändras, både värdefullt och viktigt i den transformativa tidsålder vi lever och verkar i. Rekrytering utifrån mångfald, innebär spridning av risker som medför större möjlighet till lyckad förändring. Mångfald och individens resiliens, två viktiga faktorer för framgångsrik rekrytering och verksamhetsutveckling. En tredje viktig faktor är organisationens medarbetarna. De besitter redan för organisationen och verksamheten viktiga kunskaper, kompetenser och erfarenheter. De har redan byggt upp relationer till kunder, leverantörer och övriga viktiga intressenter. Det kostar att anställa nya medarbetare. Det tar tid att lära upp. Arbeta med att öka den befintliga personalens engagemang, motivation och prestationsförmåga. Ett företag som behåller sina medarbetare eller som de återvänder till, har lyckats med sitt Employer Branding-arbete.
Digitaisering av HR är oundvikligt, men det är viktigt att låta implementeringen ta den tid den kräver. Se över förändrignsmognaden inom orgaisationen. Det kostar att lyckas mindre bra!
